Skapa Formulär

Med Bygglets funktion Formulär kan ni som företag skapa egna mallar för t.ex. egenkontroller, riskanalyser eller checklistor.

Ni bygger upp era egna mallar med hjälp av olika komponenter som ni sedan kan använda i era projekt!

Vart skapar vi en mall för formulär?

Klicka på kugghjulet och välj inställningar. Ute i menyn till vänster finner ni sedan rubriken Formulär. Klicka på rubriken och välj sedan Lägg till formulär.

När ni skapat ett formulär i era inställningar finns det tillgängligt att använda i alla projekt.

Hur skapar vi en mall för formulär?

Formuläret byggs upp med hjälp av valfria komponenter som läggs till när ni bygger upp ert formulär. För alla komponenter som era anställda ska svara på i formuläret kan ni välja att sätta dem som obligatoriska. Om formuläret har obligatoriska komponenter går det inte att skicka in formuläret som klart förrän dessa är ifyllda.

Nedanstående komponenter finns att välja på när ni bygger upp era formulär i Bygglet;

Rubrik & Beskrivning

Här kan vi skapa en rubrik med tillhörande beskrivning för formuläret i sin helhet eller för enskilda komponenter i ert formulär.

 

Sidbrytning

När komponenten sidbrytning används byter dokumentet sida på den plats vi valt komponenten.

Signatur

När ni använder komponenten signatur ges möjligheten att signera dokumenten i appen eller direkt i programmet som inloggad administratör via dator. När man signerat formuläret blir det låst för vidare redigering. Ni kan också ställa in denna komponent för extern signering ifall ni exempelvis önskar att kund skall kunna signera formuläret.

 

Fråga – fritextsvar

När ni lägger till komponenten Fritext får ni möjlighet att skriva en Fråga. Den som tilldelas formuläret senare får möjlighet att ange valfri text i svaret.

 

Fråga – endast ett möjligt svar

Med denna komponent ställer ni en fråga och ger endast möjlighet för den svarande att ange ett svarsalternativ.

Fråga – möjlighet till flera svar

Med denna komponent ställer ni en fråga och ger den svarande möjlighet att bocka i flera svar. Ex om ni vill att den som svarar skall kunna bocka i flera kontrollpunkter i en egenkontroll.

Fråga – lista med fritextsvar

Med komponenten kan ni ställa en fråga till den svarande och låta denne ange flera fritextsvar. Om ni önskar kan ni sätta en enhet för de olika svarsalternativen för att kunna ange ex. mätvärden.

 

Om ni ångrar er efter att ha lagt till en komponent eller önskar kopiera den valda komponenten klickar ni på de tre prickarna uppe till i höger i komponenten.

 

Projekt – lägg till/skicka ut och fylla i för administratörer

Sök fram aktuellt projekt som ni önskar använda formulär i. När ni klickat er in i projektet väljer ni att klicka på formulärsfliken och kan därefter använda Skapa Nytt . När ni väljer detta alternativ skapas formuläret endast för detta projekt. Alternativt kan ni välja att klicka på Hämta Mall och välja att hämta ner ett redan skapat formulär till projektet. Ni kan alltid justera valt formulär om det hämtats ifrån mallar utan att ändra i själva mallen.

När ni ska hämta den mall ni önskar använda får ni upp en lista med alla era skapade formulär. Ni bockar då i de formulär ni önskar använda i projektet.

Per automatik blir det alltid en styck utav valt formulär som hämtas ner. Vill ni tilldela ett formulär till flera ur personalen väljer ni det önskade antalet när ni hämtar ner mallen.

När formuläret är tillagt kan ni gå in i formuläret och välja att redigera det. Om ni önskar kan ni välja någon som ansvarig för formuläret. Då kommer endast utvald person kunna besvara formuläret i sin app. Väljer ni ingen person som ansvarig så kan vem som helst i personalen plocka upp formuläret i appen och blir då automatiskt tilldelat formuläret.

I redigeringsläget har ni möjlighet att välja om formuläret ska vara obligatoriskt att besvara samt att ni kan redigera/lägga till komponenter. När ni hämtat formuläret och väljer redigera kommer eventuella ändringar endast gälla i projektet – inget ändras i mallen!

 

Fler funktioner

I varje formulär som ni lagt till i projektet har ni knappen Fler funktioner. Här kan ni välja att kopiera formuläret, lägga till formuläret som mall för framtida användning i andra projekt samt att ni kan skicka formuläret via e-post.

Om du istället vill att formuläret ska skickas med till kunden tillsammans med kundfakturan kan du lägga till den i kundfakturan under bilagor & dokument när du skapar faktura till kund.

Status

När formuläret är ifyllt och inskickat utav personalen får formuläret status klar.

Om formuläret har en signering kommer det få status Låst och kan ej redigeras vidare.

 

Hanteringen i appen

Om ni ej har tilldelat formuläret till en enskild användare finner de anställda formuläret i projektet under rubriken Formulär.

Om man tilldelar formuläret till en enskild tidregistrerare ser denne detta när de loggar in i appen.

Har ni valt att sätta formuläret som obligatoriskt står det utskrivet samt att knappen för att registrera tid (Registrera manuellt) slocknar. Det innebär att den som är tilldelad ett formulär som är obligatoriskt att fylla i måste göra detta innan de kan fortsätta registrera tid och material på ert företags pågående projekt.