Koppla formulär till projekt

Formulärsmallarna kopplas till ett projekt under formulärsfliken på projektkortet. Här är det möjligt att hämta in en mall från mallbanken eller skapa ett helt nytt projektspecifikt formulär. Det är även möjligt att göra projektspecifika anpassningar på ett formulär som du hämtat från mallbanken.

I alla formulär finns knappen Fler funktioner. Här finns funktioner för att kopiera formuläret, spara formuläret som mall för användning i andra projekt samt möjlighet att skicka formuläret som bilaga via e-post.

Alt 1 – Hämta en formulärsmall från mallbanken

För att hämta in en mall från mallbanken klicka på knappen Hämta Mall. Nu visas en lista på aktiva formulärsmallar. Markera den eller de mallar du vill använda i projektet. Som standard hämtas en kopia av valt formulär men det är möjligt att justera antalet om så önskas. När formulär och antal är valt klicka på Spara knappen. Markerade mallar hämtas nu in och visas i listan på formulärsfliken. 

Notera!
Det är nu möjligt att justera formuläret och göra projektspecifika inställningar utan att själva mallen påverkas.

Alt 2 – Skapa ett projektspecifikt formulär via knappen ”Lägg till ny”

Vi knappen Skapa nytt är det möjligt att bygga ett formulär som är specifikt för aktuellt projekt. Se hjälpavsnitt Bygg ditt formulär med komponenter för information om hur du bygger ditt formulär.  Via knappen Fler funktioner och menyvalet Spara som mall är det möjligt att spara formuläret i mallbanken och på så sätt kunna hämta in det på andra projekt.

—————————————————————————-

Projektspecifika inställningar 

När ett formulär kopplats till ett projekt är det möjligt att göra projektspecifika inställningar.

Välj en ansvarig person att utföra formuläret
Det är möjligt att ange en specifik person som ansvarig för formuläret. Då kommer endast utvald person kunna besvara formuläret i appen. Är detta fält tomt betyder det att alla som har behörighet till projektet kan öppna och besvara formuläret.

Notera!
Är inställningen Tillgänglig för alla = Nej och ingen ansvarig angiven så är det här först till kvarn principen som gäller. Förste man som öppnar formuläret blir ansvarig och är då den enda som kan utföra och skicka in formuläret.

 

Markera formuläret som obligatorisk och sätt ett datum då formuläret senast ska vara utfört
Har du valt  en ansvarig att utföra formuläret och inställningen Obligatorisk är markerad är det möjligt att ange ett datum då formuläret senast måste vara utfört och inskickat. Anger du ett datum i fältet Utfört senast kan kopplad person tidsregistrera fram till och med detta datum, därefter är det inte möjligt att tidsregistrera förrän formuläret är utfört och inskickat.

Om fältet Utfört senast är tomt är det inte möjligt för ansvarig person att tidsregistrera förrän formuläret är utfört och inskickat.

Notera!
Inställningen Obligatorisk är endast aktiv när en person finns angiven i fältet Ansvarig 

 

Dölj utförda formulär för personalen
Via inställningen Dölj för personalen är det möjligt att välja vilka utförda formulär som visas i appen. Som standard är inställningen Dölj för personalen = Ja vilket innebär att all personal kan ta del av ett utfört formulär. Välj alternativet Nej om du inte vill att utförda formulär ska visas i appen.

Koppla Bilagor och dokument till formuläret
Under fliken Bilagor & dokument är det möjligt att koppla på dokument som kan fungera som underlag när ett formulär besvaras. Kopplade bilagor och dokument kommer att vara tillgängliga i appen då formuläret besvaras.